Kaufratgeber für Dentallabore
Welche Dentallabor-Software passt zu Ihrem Labor?
Die passende Dentallabor-Software ergibt sich nicht allein aus einer Funktionsliste. Entscheidend sind auch Lizenzmodell, Betriebsmodell, laufende Kosten, Internetabhängigkeit, Datenhaltung und die Verantwortung, die ein Labor selbst übernehmen möchte.
Dieser Vergleich stellt marktübliche Modelle gegenüber, ohne einzelne Anbieter oder Produkte gleichzusetzen. Miete bedeutet nicht automatisch Cloud; Kauf bedeutet nicht zwangsläufig lokale Installation.
Entscheidung in zwei Ebenen
- LizenzKauf, Jahresabo oder MonatsmieteRegelt Zahlung und Nutzungsrecht.
- BetriebCloud oder lokale InstallationRegelt Bereitstellung, Datenhaltung und technische Verantwortung.
Lizenzmodelle
Kaufsoftware, Jahresabo und monatliche Mietlizenz
Kaufsoftware
Einmalige Anschaffung. Die erworbene Programmversion kann grundsätzlich dauerhaft weiter genutzt werden. Ein jährlicher Updatekauf ist bei SoftPac nicht verpflichtend; der Kunde entscheidet selbst. Der spätere Updatepreis hängt vom Alter der vorhandenen Version ab.
Jahresabo
Feste jährliche Gebühr und Nutzung, solange das Abonnement besteht. Updates und Support sind üblicherweise enthalten, bei Cloudangeboten häufig auch Hosting. Das schafft planbare, aber dauerhaft wiederkehrende Kosten.
Monatliche Mietlizenz
Monatliche Zahlung mit niedrigerer Einstiegshürde. Updates und Support sind häufig enthalten; die Kündbarkeit hängt vom Vertrag ab. Dafür entstehen während der Nutzung fortlaufende Lizenzkosten.
Rechenbeispiele
Was kosten unterschiedliche Modelle über mehrere Jahre?
Beispiele unterschiedlicher Lizenzmodelle bei Dentallabor-Software. Die Produkte werden damit nicht als funktionsgleich dargestellt.
| Modell, 5 Arbeitsplätze | 1. Jahr | 3 Jahre | 5 Jahre |
|---|---|---|---|
| SoftPac Kaufmodell | 2.235 EUR | 3.425 EUR | 4.615 EUR |
| Jahresabo-Beispiel | 1.995 EUR | 5.985 EUR | 9.975 EUR |
| Monatsmiet-Beispiel | 2.994 EUR | 8.982 EUR | 14.970 EUR |
Berechnungsgrundlage: SoftPac im ersten Jahr 2.235 EUR netto für fünf Arbeitsplätze. Für jedes Folgejahr wurden rein rechnerisch 399 EUR historischer Durchschnittspreis der Hauptlizenz plus 4 × 49 EUR für vorhandene zusätzliche Arbeitsplätze angesetzt, zusammen 595 EUR. Das Jahresabo-Beispiel basiert auf 1.995 EUR netto pro Jahr. Das Monatsmiet-Beispiel basiert auf 129,90 EUR plus 4 × 29,90 EUR, zusammen 249,50 EUR netto pro Monat.
Wichtiger Hinweis: Rechenbeispiel auf Basis heutiger Marktpreise, aktueller Arbeitsplatzpreise und des durchschnittlichen SoftPac-Updatepreises der vergangenen fünf Jahre. Zukünftige Preise können abweichen. Bei SoftPac ist unterstellt, dass jedes Jahr ein Update gekauft wird, obwohl dies nicht verpflichtend ist. Die anonymen Vergleichswerte stammen aus derzeit öffentlich angebotenen Marktpreisen; Preise und Leistungsumfang können sich ändern.
Betriebsmodelle
Cloud und lokale Installation sachlich vergleichen
| Kriterium | Cloudlösung | Lokale Installation mit SoftPac |
|---|---|---|
| Internet für den normalen Programmbetrieb | Grundsätzlich erforderlich | Nur für den E-Mail-Versand von XML-Dateien und Rechnungen erforderlich |
| Datenhaltung | Bei externem Anbieter beziehungsweise dessen Infrastruktur | Im eigenen Betrieb |
| Arbeitsplätze | Internetfähige Endgeräte erforderlich | Windows-Arbeitsplätze erforderlich |
| Zusätzliche Serverinfrastruktur | Beim Kunden meist nicht erforderlich | Klassischer Server nicht zwingend erforderlich |
| Updates | Häufig zentral durch den Anbieter bereitgestellt | Von SoftPac bereitgestellte Updates können beim Programmstart einfach eingespielt werden |
| Revisions- und Versionsprüfung | Typischerweise zentral | SoftPac kann beim Programmstart Versions- und Revisionsprüfungen durchführen |
| Lokale Hardwarepflege | Für Endgeräte weiterhin erforderlich | Ebenfalls erforderlich |
| Betriebssystempflege | Für Endgeräte weiterhin erforderlich | Ebenfalls erforderlich |
| Internetausfall | Programmnutzung kann eingeschränkt oder unmöglich sein | Alle Funktionen außer dem E-Mail-Versand von XML-Dateien und Rechnungen bleiben nutzbar |
| Störung beim Softwareanbieter | Kann die Verfügbarkeit beeinflussen | Lokale Programmversion bleibt grundsätzlich nutzbar |
| Datensicherung | Abhängig von Anbieter und Vertrag | Liegt in eigener Verantwortung des Betriebs |
| Zugriff von außerhalb | Meist einfacher vorgesehen | Muss bei Bedarf separat technisch eingerichtet werden |
| Datenhoheit | Abhängig von Anbieter, Vertrag und technischer Struktur | Unmittelbare Kontrolle über den lokalen Datenbestand |
| Auftragsverarbeitung | Bei externer personenbezogener Datenverarbeitung regelmäßig relevant | Für den reinen lokalen Programmbetrieb durch SoftPac grundsätzlich nicht erforderlich |
| Anbieterwechsel | Datenexport und Vertragsbedingungen prüfen | Datenbestand befindet sich bereits im eigenen Einflussbereich |
Cloudlösungen bieten häufig ortsunabhängigen Zugriff, keine Installation der eigentlichen Fachanwendung auf jedem Arbeitsplatz, zentrale Bereitstellung neuer Versionen, Anbieter-Hosting und gut kalkulierbare laufende Kosten. Endgeräte, Betriebssysteme, Browser, lokale Netzwerke, Zugangsdaten, Benutzerrechte, Endpoint-Schutz und sichere Internetnutzung bleiben trotzdem Aufgabe des Unternehmens.
SoftPac Dental bietet lokale Datenhaltung, unmittelbare Kontrolle über den Datenbestand und einen normalen Programmbetrieb ohne permanente Internetverbindung. Ohne Internet bleiben alle Funktionen nutzbar; ausgenommen ist der E-Mail-Versand von XML-Dateien und Rechnungen. Ein klassischer Server ist nicht zwingend erforderlich; je nach Betriebsgröße kann vorhandene Windows-Infrastruktur ausreichen. Die zusätzlichen Verantwortungsbereiche liegen vor allem bei Sicherung und Wiederherstellbarkeit des lokalen Datenbestands, Zugriffsschutz, Rechteverwaltung und der Planung für den Ausfall der verwendeten lokalen Infrastruktur.
Was passiert, wenn die Internetverbindung ausfällt?
Bei rein browserbasierten Cloudlösungen hängt die Verfügbarkeit grundsätzlich von der Verbindung zum Dienst ab. Bei SoftPac Dental können bei funktionsfähiger eigener IT weiterhin alle Programmfunktionen ausgeführt werden. Nur der Versand von XML-Dateien und Rechnungen per E-Mail ist ohne Internetverbindung nicht möglich. Ein Labor sollte Internetstörung, Cloudanbieter-Störung, Ausfall der eigenen Infrastruktur, Arbeitsplatzdefekt und Datensicherungsfehler getrennt betrachten.
Welche Verantwortung möchten Sie selbst übernehmen?
Cloud und lokale Installation beseitigen IT-Verantwortung nicht, sondern verteilen sie unterschiedlich. Beim Cloudmodell übernimmt der Anbieter einen Teil der zentralen Infrastruktur; dafür entstehen Abhängigkeiten von Internet, Dienstverfügbarkeit, Anbieter, Vertrag und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung. Bei lokaler Nutzung verbleiben mehr Kontrolle und der Datenbestand im Betrieb; insbesondere Sicherung, Wiederherstellbarkeit und Schutz dieser lokalen Daten müssen zuverlässig organisiert werden.
Entscheidend ist nicht, welches Modell grundsätzlich „besser“ ist, sondern welche Form der Verantwortung, Kostenstruktur und Datenhaltung zum jeweiligen Labor passt.
Datenschutz
Datenschutz: Cloud und lokale Verarbeitung verteilen Verantwortung unterschiedlich
Verarbeitet ein externer Cloudanbieter personenbezogene Daten für das Labor, sind regelmäßig Fragen der Auftragsverarbeitung relevant. Zu prüfen sind insbesondere Vertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen, Garantien des Auftragsverarbeiters, Unterauftragnehmer, Datenstandort, Drittlandübermittlungen, Berechtigungen, Dokumentation, Nachweise, Audit- und Kontrollrechte sowie Export und Löschung bei Vertragsende.
Der Verantwortliche muss sich angemessen davon überzeugen können, dass der Auftragsverarbeiter ausreichende Garantien bietet. Je nach Risiko und Vertrag können dafür Vertragsunterlagen, TOM-Dokumentationen, Zertifizierungen, Auditberichte, Auskünfte und gegebenenfalls Audits oder Inspektionen relevant sein.
Beim reinen lokalen Betrieb von SoftPac Dental entsteht durch SoftPac selbst kein zusätzlicher Cloud-Auftragsverarbeiter für die laufende Verarbeitung der Labor- und Patientendaten. Das Labor bleibt insbesondere für Sicherung und Wiederherstellbarkeit des lokalen Datenbestands, Benutzerrechte, Zugriffsschutz und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen verantwortlich. Die Pflege der verwendeten Endgeräte und Betriebssysteme bleibt unabhängig vom Betriebsmodell erforderlich. Lokale Software ist nicht automatisch DSGVO-konform.
Die Darstellung dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine individuelle rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung.
Entscheidungshilfe
Fragen vor der Auswahl einer Dentallabor-Software
- Deckt die Software BEL/BEB, Kostenvoranschlag, Rechnung, E-Rechnung, XML, DATEV und die benötigte Dokumentation ab?
- Passt sie zur Laborgröße, zu den Arbeitsplätzen und zu den Abläufen im gewerblichen Labor oder Praxislabor?
- Welche Kosten entstehen für Anschaffung, Updates, Support, Hosting, zusätzliche Benutzer und Datenübernahme?
- Wie funktionieren Export, Sicherung, Wiederherstellung und Anbieterwechsel?
- Welche Verantwortung soll beim Anbieter liegen und welche im Labor?
Passt Kaufmodell und lokale Datenhaltung zu Ihrem Dentallabor?
Lernen Sie SoftPac Dental und den tatsächlichen Funktionsumfang kennen. In einem direkten Gespräch lässt sich klären, welche Anforderungen für Ihr Labor entscheidend sind.